Todos estamos ocupados, pero a veces pasamos por períodos en los que el trabajo se acumula y parece que nunca terminará. Es posible que tenga una carga de trabajo tan pesada que se sienta demasiado intimidante incluso para comenzar.
Es posible que haya dicho que sí a algunos o demasiados proyectos, y ahora tiene miedo de no poder cumplir. Ahí es cuando necesitas dar un paso atrás, respirar hondo y comenzar a ver qué funciona y qué no.
Aquí hay 13 estrategias que puede usar para salir de su abrumadora carga de trabajo.
1. Reconoce que no puedes hacerlo todo
Muchos de nosotros tenemos la tendencia a pensar que podemos hacer más de lo que realmente podemos. Asumimos más y más proyectos y responsabilidades hasta que creamos demasiado estrés en el trabajo, lo que impacta negativamente en nuestras habilidades.
Para lograr un progreso real y efectivo, debe tener tanto el coraje como el ingenio para decir: "Esto no está funcionando". Reconoce que no puedes hacerlo todo y busca mejores soluciones.
En cualquier momento de su vida, es probable que haya muchas cosas que no van según lo planeado. Tienes que estar dispuesto a ser honesto contigo mismo y con quienes te rodean acerca de lo que no funciona para ti, tanto personal como profesionalmente.
Cuanto más ejercites tu capacidad de decir la verdad sobre lo que funciona y lo que no funciona, más rápido progresarás.
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2. Concéntrese en sus fortalezas únicas
Ya sea que sea un empresario, un líder o trabaje como parte de un equipo, cada individuo tiene fortalezas únicas que puede aportar.
El desafío es que muchas personas terminan haciendo cosas en las que simplemente no son muy buenos.
En la búsqueda de alcanzar sus objetivos o entregar un proyecto, las personas terminan haciendo todo por sí mismas o asumiendo cosas que no se ajustan a sus fortalezas únicas. Esto puede resultar en frustración, agobio y una gran carga de trabajo que no puede superar.
A menudo no se trata decómopara completar este proyecto de manera más efectiva, peroOMSpuede ayudar a entregar este proyecto. Piense en cómo puede aportar el mayor valor a su trabajo y a los proyectos que emprende.
3. Utilice las fortalezas de los miembros de su equipo
Una de las formas más simples de administrar su carga de trabajo de manera efectiva es liberar su tiempo para que pueda aportar su mayor nivel de energía, enfoque y fortalezas a cada proyecto.
Delegacióno mejor el trabajo en equipo es la solución.
Todos tienen fortalezas únicas. Es esencial pensar en el trabajo en equipo en lugar de trabajar de forma aislada para garantizar que los proyectos se puedan completar de manera efectiva. Cada vez que regala una tarea o proyecto que no se ajusta a sus fortalezas únicas, abre una oportunidad para hacer algo en lo que tiene más talento. Esto te dará poder a ti mismo y a los que te rodean.
En lugar de asumir todas las responsabilidades usted mismo, busque con quién puede trabajar para obtener los mejores resultados posibles.
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4. Tómese el tiempo para planificar
“Dame seis horas para talar un árbol, y pasaré las primeras cuatro afilando el hacha”. -Abraham Lincoln
Una hora de planificación eficaz podría ahorrar horas de tiempo. En lugar de apresurarse y comenzar con los proyectos, tómese el tiempo para planear todo.
Puede tomarse el tiempo para pensar en el propósito del proyecto, la fecha límite, los resultados deseados,KPIy posibles desafíos.
Tener una claridad absoluta sobre el proyecto, los entregables del proyecto y el resultado que desea puede ahorrar mucho tiempo. también te atrapaclaro en las prioridadesy líneas de tiempo, para que pueda bloquear la cantidad de tiempo requerida paraenfócate y concéntrateen su pesada carga de trabajo.
Conseguirte un planificador como elPlanificador de vida completate ayudará a planificar con anticipación y organizar mejor tu vida cotidiana.Consulta aquí el planificadory comienza a planificar tus proyectos y tareas de manera efectiva.
5. Centrarse en las prioridades
No todo es prioridad, aunque muchas veces se puede sentir que es en el momento en que todo consume tanto tiempo.
Una herramienta que puede utilizar para maximizar su productividad y centrarse en sus principales prioridades es la Matriz de Eisenhower. Esta herramienta estratégica para tomar medidas sobre las cosas que más importan es simple. Separas tus acciones en base a cuatro posibilidades:
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- Urgente e importante (tareas que harás inmediatamente).
- Importante, pero no urgente (tareas que programará para hacer más adelante).
- Urgente, pero no importante (tareas que delegarás en otra persona).
- Ni urgente ni importante (tareas que eliminarás).
James claro[1]tiene una excelente descripción sobre cómo usar la Matriz de Eisenhower:Cómo ser más productivo usando la caja de Eisenhower
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6. Tómese un descanso
Para mantenerse al tanto de una gran carga de trabajo, es importante tomarse un tiempo para descansar y recuperarse, ya que una gran carga de trabajo puede hacer que se sienta estresado y abrumado.
Si sus niveles de energía son altos y su mente y cuerpo están renovados y alertas, se encuentra en un estado más alto para manejar una gran carga de trabajo. Tómese un tiempo de su día para salir a caminar o hacer algo de ejercicio. Salga temprano cuando sea posible y pase tiempo con personas que le den mucha energía.
En el fondo, es esencial dormir bien por la noche y comer sano para agudizar la mente.
Echa un vistazo a este artículo para aprender sobreLa importancia de programar el tiempo de inactividad.
7. Mantenga un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida
Mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida puede ser difícil. El equilibrio que todos anhelamos es muy diferente, especialmente cuando estamos lidiando con una gran carga de trabajo.
El equilibrio entre el trabajo y la vida se trata deencontrar la paz dentro de ti mismopara estar completamente presente, dondequiera que estés, ya sea en la oficina o en casa. Se trata de elegir lo que más importa y crear tu propia vida equilibrada.
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Si siente que no hay suficiente equilibrio, entonces puede ser el momento dehacer un cambio.
8. Deja de hacer múltiples tareas
La multitarea es un mitoporque su cerebro simplemente no puede funcionar de manera efectiva haciendo más de una cosa a la vez, al menos más de una cosa que requiere atención enfocada.
Obtenga su lista de prioridades, haga lo más importante primero y luego pase al siguiente elemento y trabaje en su lista.
Si asigna tiempo bloqueado y crea límites firmes para actividades y compromisos específicos, no se sentirá tan abrumado o con exceso de trabajo con todo lo que tiene que hacer.
9. Trabajar en bloques de tiempo
Para mantener su energía y producir sus mejores resultados, es esencial tomar descansos regulares.
Yo mismo uso el método 60-60-30 y se lo enseño a mis clientes de coaching. Trabaje en un proyecto durante un período sostenido de 50 minutos y luego tome un descanso de 10 minutos. Esto podría ser dar un paseo, comer un refrigerio saludable o simplemente tener una conversación con alguien.
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Luego, sigo trabajando en el proyecto durante otros 50 minutos, seguidos de otro descanso de 10 minutos.
Finalmente, tomo un descanso completo de 30 minutos para desconectarme del trabajo. Este podría ser el momento para un almuerzo adecuado, un poco de ejercicio, leer o dar un paseo.
Simplemente tomando un tiempo libre, sus niveles de energía se mantienen altos, la calidad de su trabajo mejora y reduce el riesgo de agotarse.
10. Deshazte de las distracciones
Haz una estimación de cuántas veces te distraes durante un día laboral promedio cuando tienes una gran carga de trabajo. Ahora, toma ese número y multiplícalo por 25. Según Gloria Mark en su estudio The Cost of Interrupted Work, nos toma un promedio de 23 minutos y 15 segundos volver a la tarea original después de la interrupción.[2]
“Nuestra investigación ha demostrado que la distracción de la atención puede provocar un mayor estrés, mal humor y una menor productividad”.
Las distracciones no solo ocupan su tiempo durante la distracción; pueden descarrilar tu progreso mental y concentrarte durante casi 25 minutos. Entonces, si te distraes 5 veces al día, podrías estar perdiendo casi 2 horas diarias de trabajo productivo y casi 10 horas cada semana.
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11. Comprometer tiempo enfocado a tareas más pequeñas
A veces, simplemente necesita abordar estas tareas y tomar medidas al respecto, pero siempre hay algo más apremiante.
Las tareas pequeñas a menudo pueden interponerse en el camino de sus proyectos más importantes. Se sientan allí en su lista de tareas diarias, pero a menudo se olvidan debido a prioridades más importantes o porque no tienen ningún interés para usted. Sin embargo, consumen energía mental ydesordenar tu mente.
Comprométete a pasar un período específico de tiempo completando todas las pequeñas tareas que tienes en tu lista de tareas pendientes. Le dará tranquilidad y el espacio para concentrarse más en sus prioridades más importantes.
12. Realice una auditoría de tiempo
¿Sabes exactamente a dónde va tu tiempo cada día? ¿Pasa demasiado tiempo en ciertos proyectos y tareas en detrimento de mayores oportunidades cuando tiene una gran carga de trabajo?
Dedique un poco de tiempo a analizar dónde está gastando su tiempo para una mejor gestión del tiempo. Esta información lo sorprenderá y le dará la claridad para comenzar a ajustar dónde enfoca su tiempo y en qué proyectos.
Puede comenzar tomando una hoja de papel y creando tres columnas:
La columna A es trabajo prioritario; la columna B es un buen trabajo; La columna C es trabajo o cosas de bajo valor.
Cada día, anota el proyecto o tarea y el tiempo dedicado a cada uno. Asigna ese tiempo a una de las columnas. Al final de la semana, registre el tiempo total empleado en cada columna.
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Si pasa demasiado tiempo en ciertos tipos de trabajo, busque cambiar las cosas para que su tiempo concentrado esté en las columnas B y C.
13. Proteja su confianza
Es esencial proteger nuestra confianza para asegurarnos de no abrumarnos, estresarnos y perder la fe.
Cuando ustedTen confianzacomo recurso diario, está en una mejor posición para resolver problemas, aprender más rápido, responder a cualquier cosa, adaptarse a cualquier cosa y lograr sus mayores oportunidades.
La confianza le da la capacidad de transformar el miedo en pensamiento, comunicación y acción enfocados y relajados. Esto es clave para poner su mente en un estado productivo para hacer frente a una gran carga de trabajo.
Ultimas palabras
Una gran carga de trabajo puede ser difícil de manejar y puede causar estrés, agotamiento y frustración continua.
La clave es abordarlo de frente, en lugar de dejar que se convierta en efectos a largo plazo. Con suerte, puede tomar medidas en al menos uno de estos consejos.
Si llega a ser demasiado y afecta negativamente a su salud física y mental, puede ser el momento de hablar con alguien. En lugar de enfrentarlo solo y permanecer infeliz, resentido y llegar a un punto en el que simplemente no puede hacer frente, debe hacer un cambio por su propia cordura.
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Crédito de la foto destacada:Hannah Wei a través de unsplash.com