Si su equipo trabaja muchas horas para tratar de mantenerse al día con las tareas asignadas, es posible que tenga un problema con la administración de la carga de trabajo.
Si bien las horas extras a veces son necesarias para hacer frente a picos inesperados en la carga de trabajo, la dependencia a largo plazo del exceso de horas es en realidad contraproducente. se muestra a
- Reducir la productividad y la agudeza mental.
- Impacto negativo en los resultados del proyecto y la satisfacción del personal
- Aumentar el agotamiento y la rotación de personal
- Mata a 745.000 personas al año.😲
Ya sea que sus recursos simplemente estén luchando para reducir su lista de tareas pendientes a un tamaño manejable o luchando regularmente con semanas de 80 horas, mejorar sus prácticas de administración de la carga de trabajo debe estar en su agenda.
Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la gestión de la carga de trabajo, y cómo aplicar este aprendizaje en la práctica, en beneficio de su empresa y sus empleados.
- ¿Qué es la gestión de la carga de trabajo?
- ¿Por qué es importante la gestión de la carga de trabajo?
- ¿Qué causa los problemas de carga de trabajo?
- ¿Cuáles son los signos de sobrecarga de trabajo?
- Cómo manejar los desequilibrios de la carga de trabajo en un equipo
- Consejos para administrar la carga de trabajo de manera efectiva
- Cómo organizar la carga de trabajo como individuo
- ¿Qué son las herramientas de gestión de la carga de trabajo del equipo?
- Una introducción a la gestión de carga de trabajo empresarial
¿Qué es la gestión de la carga de trabajo?
La gestión de la carga de trabajo es el proceso de previsión, planificación, distribución, programación y supervisión de la carga de trabajo. Se puede hacer a nivel individual, de equipo o de organización.
Se asegura:
- El trabajo se distribuye de manera uniforme y justa entre los recursos.
- La carga de trabajo es realista y manejable
- Los planes del proyecto son precisos y alcanzables
- Se optimizan los recursos y presupuestos
La gestión de la carga de trabajo del equipo es un proceso gratificante que combina una variedad de técnicas de gestión que incluyen:
- Gestión de proyectos
- Programación de recursos
- Planificación de capacidad
- Gestión de personas
- Y más
¿Por qué es importante la gestión de la carga de trabajo?
La gestión de la carga de trabajo es esencial para cualquier organización que se esfuerce por ser operativamente eficiente y rentable.
En última instancia, el propósito de la gestión de la carga de trabajo es brindar los mejores resultados para su empresa, reduciendo los costos innecesarios, maximizando el ROI, respaldando una alta productividad y aprovechando al máximo su recurso más valioso: su gente.
Estos son algunos de los beneficios de la gestión de la carga de trabajo.
- Crea planes de trabajo realistas que realmente puede entregar- reducir el riesgo de que prometas demasiado y no cumplas con tus clientes
- Minimiza los retrasos y las interrupciones.- por lo que es más probable que sus planes se entreguen a tiempo y dentro del presupuesto - aumentando su balance final y la reputación de su marca
- Optimiza sus recursos para ofrecer el mejor ROI- al asignar la noche de trabajo entre los miembros del equipo, garantiza que sus recursos ganen dinero pero nunca se agoten
- Maximiza la satisfacción del personal- mediante la creación de un entorno de trabajo empoderador que desafía pero nunca abruma - para que la rotación de personal se mantenga al mínimo
- Apoya los objetivos de retención y reclutamiento.- anticipando la carga de trabajo y apoyando la planificación de la capacidad, para que esté listo para lo que depara el futuro
Además de los beneficios empresariales de la gestión de la carga de trabajo, también existe un imperativo ético. La gestión de la carga de trabajo es parte del deber de cuidado que tienes hacia tus empleados, protegiendo su salud física, mental y emocional.
Al administrar la carga de trabajo de manera efectiva, las empresas pueden asegurarse de que sus empleados no sean uno de los 745,000 que mueren por largas horas cada año.
¿Qué causa los problemas de carga de trabajo?
Hay muchas razones por las que los empleados pueden sentirseabrumado por una gran carga de trabajo. Estos podrían ser factores personales que los hacen más propensos a sentirse sobrecargados. O podría deberse a factores de gestión o de organización.
Expectativas irrealistas
Es posible que tenga expectativas poco realistas de lo que pueden lograr sus recursos en un período de tiempo determinado. Sus expectativas pueden ser poco realistas si ha
- No aprecia completamente la complejidad de una tarea en particular o lo que implica
- Factores no entendidos de los que depende una tarea, lo que podría causar retrasos o trabajo adicional
- Sobrestimó su confianza y competencia para completar una tarea
- Sobreestimó su capacidad actual para asumir el trabajo
- Subestimó el impacto de los procesos manuales, los sistemas deficientes y la carga administrativa
Todo esto puede llevar a que las tareas tarden más de lo esperado. Si continúa agregando más tareas, puede crear un retraso, abrumarse y agotarse.
Si la gran carga de trabajo continúa sin abordarse, los problemas pueden agravarse. El trabajo inconcluso de esta semana puede pasar a la siguiente, lo que significa que su empleado estará aún más atrasado cuando llegue el lunes.
Es extremadamente importante que los gerentes se pongan manos a la obra y entiendan exactamente lo que implican los diferentes roles, día a día, para asegurarse de programar el trabajo de manera realista.
El uso de software de seguimiento de tiempo puede ayudar a comprender cuánto tiempo toman las diferentes tareas, para que pueda ajustar sus expectativas.
Una cultura de trabajo exigente
Algunos sectores son notorios por su implacable cultura de largas horas. Cuando una cultura organizacional normaliza las largas horas, los empleados pueden verse influenciados a pensar que su carga de trabajo es aceptable, a través de la presión de la gerencia y de los compañeros.
Empresas de consultoríaydesarrollo de juegosson dos industrias conocidas por enfrentar su agotadora cultura de horas extras y su pobre equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Distribución desigual de la carga de trabajo
¿Hay algo peor que sentirse completamente abrumado por el trabajo, solo para ver a un colega quejándose de que no tiene suficiente que hacer y buscando algo en que ocuparse?
Si esto sucede en su equipo, tiene un problema con la distribución de la carga de trabajo. Sigue leyendo para saber cómo abordarlo...
Tener experiencia en demanda
Para algunas personas, la gran carga de trabajo se debe a que tienen experiencia especializada. Si eres la única persona en la organización con un conjunto particular de habilidades, tendrás una gran demanda.
En estos casos, es especialmente importante proteger a este MVP de la sobrecarga y el agotamiento. Porque si los pierde, por rotación voluntaria o agotamiento, entonces se quedará atascado.
¡Use los informes de utilización para comprender qué personas, tipos de roles y conjuntos de habilidades tienen una alta demanda continua y busque contratar más lo antes posible!
Falta de recursos
La carga de trabajo puede volverse inmanejable si no tiene suficientes recursos para entregar. Hay muchas razones por las que su equipo podría carecer de recursos.
Si alguien está enfermo o de vacaciones, y el resto del equipo tiene que ocuparse de sus tareas urgentes, se trata de un problema temporal. Puede resolverlo ayudando a los miembros de su equipo a volver a priorizar sus listas de tareas pendientes.
Pero a veces es un problema a más largo plazo, por ejemplo, hay una congelación de la contratación, no ha podido contratar a un puesto de especialista o se ha visto sorprendido por una brecha de habilidades inesperada.
Eficazplanificación de capacidadpuede ayudar a prevenir estos problemas: descubrir y pronosticar la demanda de recursos para que pueda reclutar de manera oportuna.
Administración deficiente
Nadie nos enseña a ser buenos gestores. A menudo, las personas son ascendidas a funciones de gestión sin recibir ninguna formación específica. Esto significa que están mal equipados para administrar a otras personas de manera efectiva.
Si los equipos específicos están luchando con una gran carga de trabajo, considere invertir en esos gerentes de equipo para mejorar sus habilidades, de modo que puedan priorizar el trabajo y apoyar mejor a su personal.
Rasgos de personalidad
El problema también puede surgir del propio individuo. Algunas personas son más propensas que otras a la desorganización, la procrastinación, la mala priorización, el agobio y el agotamiento.
La OMS, que describe el agotamiento como un fenómeno ocupacional, reconoce que los factores personales pueden hacer que las personas sean más propensas a experimentarlo.
Cuando este es el caso, su gerente debe intervenir y brindar capacitación y apoyo para ayudar a las personas a superar estos desafíos y prosperar en su función.
(Psst. Si esto suena como usted, no se preocupe. Tenemos algunos consejos sobre cómo organizar su carga de trabajo próximamente 💪)
Lo inesperado
Y, por supuesto, está lo inesperado. A veces, el universo lanza una bola curva y su equipo de repente se ve inundado con trabajo inesperado.
Podría ser que otro equipo tenga gripe y usted deba hacerse cargo para cumplir con una fecha límite. O un proyecto ad hoc de un gran cliente que no podrás rechazar.
Tenemos5 consejos para gestionar proyectos ad hoc, cuando hayas terminado este artículo :-)
¿Cuáles son los signos de sobrecarga de trabajo?
Una persona está sobrecargada cuando está trabajando al límite de su capacidad. Algunas señales comunes de que podría necesitar un plan de administración de la carga de trabajo incluyen:
1) No hay suficientes horas en el día para terminar todas las tareas a tiempo.Trabajar horas extra es la primera señal de que su carga de trabajo se ha ido al sur y se ha vuelto irrazonable.
2) Cometes errores.La primera señal de estar sobrecargado es que empiezas a cometer errores. Hay un punto en el que no puedes hacer todo, y una vez que pasas ese punto, no hay control sobre lo que sucederá a continuación.
3) Clientes insatisfechos.Es fácil perder la noción de las cosas cuando tienes muchas en tu lista de tareas pendientes. No completar el trabajo del cliente a tiempo, o no completarlo según el estándar habitual, es típico de tener exceso de trabajo.
Dicho esto, si usted o su equipo no pueden cumplir con los plazos, se quedan hasta tarde y trabajan los fines de semana, la gestión de la carga de trabajo puede ser algo que desee analizar y mejorar significativamente.
Para un gerente de proyecto, es vital desarrollar habilidades de gestión de la carga de trabajo. Siga leyendo para conocer nuestros consejos para administrar la carga de trabajo del equipo de manera efectiva.
Cómo manejar la carga de trabajo desequilibrada en un equipo
Si la carga de trabajo está desequilibrada en su equipo, tendrá personal sobreutilizado y otro subutilizado. Esto no es solo un problema para la moral del personal. También representa un riesgo real para su negocio.
Es probable que el personal sobreutilizado esté estresado, pierda productividad y agudeza mental, y corra un mayor riesgo de mala salud o renuncia. Mientras que el personal infrautilizado le cuesta dinero sin generar el ROI esperado. Además, podrían sentirse aburridos, frustrados y planeando su escape.
Investigación de Deloitteencontró que el 77% de las personas dicen que han experimentado agotamiento en su trabajo actual. Entonces es de su interésobtenga la distribución correcta de la carga de trabajo en su equipo.
Para hacer esto, debe comprender las tasas de utilización de sus recursos, así como lo que pueden hacer, para que pueda distribuir el trabajo de manera más uniforme entre ellos. Puede ser que tengas habilidades a tu disposición que no sabías que existían…
un centralizadocalendario de recursosregistra quién está disponible dentro de su equipo u organización, incluido su conjunto de habilidades, nivel de habilidad, costo para el negocio, capacidad, tasa de utilización y más.
Equipado con este conocimiento, puede asignar tareas de acuerdo con la disponibilidad y la competencia de las personas para realizar el trabajo requerido.
Esto te permiteequilibrar la carga de trabajo de su equipoy mantenga a todos los miembros de su equipo trabajando a un nivel óptimo.
Consejos para administrar la carga de trabajo de manera efectiva
1. Estimar tareas
La gestión de la carga de trabajo es imposible sin estimar cuánto tiempo llevará el proyecto. Los miembros de su equipo deben participar en el proceso de estimación, ya que tienen más conocimiento sobre cuánto tiempo podrían necesitar para completar un determinado paquete de trabajo.
Puedes crear unprograma de carga de trabajopara comprender cuánto tiempo deben tomar las tareas individuales dentro de un proyecto. Esto lo ayuda a asignar una carga de trabajo realista a sus recursos, así como a pronosticar cronogramas de proyectos de manera realista.
Darplanificación de la carga de trabajoel tiempo y el respeto que se merece. Puede marcar la diferencia entre entregar excelentes resultados del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto, o perder la marca por completo. Y cuandoEl 50% de los empleados clasificaron las cargas de trabajo pesadas como uno de los principales factores estresantes en el lugar de trabajo., también puede hacer que su equipo sea más feliz y productivo.
2. Establece plazos alcanzables
Quizás el punto más importante de todo este artículo: sea realista.
Los plazos poco realistas son el asesino silencioso de la cultura de su equipo. Erosionarán la buena voluntad y robarán la satisfacción del personal, hasta que su equipo se sienta sobrecargado de trabajo, subestimado y desencantado con su estilo de gestión.
Hay mucho que considerar al establecer plazos.
- ¿El equipo ha hecho este tipo de trabajo antes? Entonces podrían ser un poco más rápidos.
- ¿Es esto algo nuevo para ellos? Puede haber una curva de aprendizaje
- ¿El trabajo es innovador? Puede llevar tiempo hacerlo bien
Ayudará a involucrar al personal en la estimación de tareas, así como a revisar los datos de cuánto tiempo han llevado tareas similares en el pasado.
Recuerde, al menos el 20% del tiempo del personal se dedica a tareas esenciales, pero menos productivas de inmediato, como reuniones, correos electrónicos, capacitación, tutoría e incluso descansos para ir al baño. Así que trate de programar solo el 80% de su tiempo.
Y siempre deje algo de margen de maniobra en torno a los plazos para contingencias, retrasos e interrupciones inesperadas.
3. Prioriza, prioriza y vuelve a priorizar
Cuando cada tarea es una tarea urgente, los equipos pueden sentirse abrumados. Desde la perspectiva de un miembro individual del equipo, tener una lista de tareas ordenada les brinda un punto de partida para su trabajo. Una vez que finaliza una tarea, saben en qué concentrarse a continuación; esto también reduce el tiempo de inactividad entre las diferentes partes del trabajo.
Si su lista de tareas pendientes no tiene prioridad, es posible que pasen un tiempo improductivo averiguando por dónde empezar o qué hacer a continuación una vez que hayan completado una tarea. No solo eso, sino que una larga lista de tareas se siente abrumadora.
4. Desarrollar una estrategia de gestión de recursos
Los miembros del equipo se encuentran entre los recursos más valiosos de un lugar de trabajo. Para obtener lo mejor de ellos, vale la pena ser deliberado sobre cómo planea utilizarlos. Esto significa administrar de manera proactiva la carga de trabajo para mantener a cada miembro del equipo completamente utilizado sin sentirse sobrecargado de trabajo.
Una estrategia de administración de recursos le brinda visibilidad sobre el ancho de banda de las personas, comprende cuánto trabajo tienen y crea un plan para su próximo trabajo que es desafiante pero alcanzable.
La gestión de recursos se trata, en primer lugar, de comprender el suministro de recursos que tiene, en este caso, la cantidad de miembros del equipo en el personal y la cantidad razonable de horas de trabajo que tienen para dedicar a los proyectos. Una vez que sepa eso, puede asignar recursos a tareas en función de las prioridades de trabajo, asegurándose de que los recursos se cuiden para que sigan siendo productivos sin verse abrumados.
5. Crea un calendario de recursos
Acalendario de recursosle ofrece una vista panorámica de la capacidad de todo su equipo durante un período de tiempo determinado. Le da la ventaja de saber qué se asigna a los diferentes empleados, para que pueda tenerlo en cuenta al asignar nuevas piezas de trabajo.
Los calendarios de recursos son especialmente útiles paraplanificación de proyectos. Le ayuda a ver información granular sobrela disponibilidad de los miembros individuales del equipo, incluido su próximo tiempo de vacaciones, días festivos y fechas de inicio/finalización para diferentes proyectos e hitos. Este conocimiento ayuda a informar la planificación de la carga de trabajo al garantizar que está asignando una carga de trabajo adecuada a cada miembro del equipo.
Un calendario de recursos también ayuda a ver todas las tareas en las que está trabajando un miembro del equipo. Incluso puede desglosar esta información en períodos de tiempo específicos para que los líderes de equipo entiendan lo que alguien está haciendo en un momento particular del día, o cuándo estará disponible para el trabajo adicional. Esto no solo evita la sobrecarga, sino que ayuda conAsignación de recursospara que todo el equipo sea lo más productivo posible.
Su calendario se convierte en la principal fuente de información para la gestión de recursos. El resultado es un documento central que es accesible y visible en todos los departamentos comerciales. Esto ayuda a garantizar que los equipos remotos y el personal en diferentes ubicaciones tengan la misma gestión inteligente de la carga de trabajo, lo que reduce los silos y fomenta la transparencia entre todos los miembros del equipo.
6. Distribuya las tareas del proyecto de manera uniforme
La gestión inteligente de la carga de trabajo se trata de asignar tareas de manera equitativa y uniforme. Siempre es mejor apuntar a una carga de trabajo igual para todos, pero esta igualdad es difícil de lograr sin visibilidad.
Por ejemplo, si tiene un miembro del personal especializado que trabaja en un proyecto a largo plazo dentro de su especialidad, y tiene otro proyecto que requiere su conjunto de habilidades, puede ser fácil asignarle ese trabajo por costumbre. Sin embargo, es posible que un gerente de proyecto no se dé cuenta de que otro miembro del equipo recién contratado también es capaz de realizar esa tarea y tiene más disponibilidad.
En lugar de apegarse a los viejos hábitos y asignar tareas en función de lo que siempre ha hecho, es mejor verificar el grupo de miembros del personal disponibles y asignar tareas de acuerdo con quién tiene la mayor capacidad. Esto evita que parte del personal se vea abrumado mientras que otros están infrautilizados.
7. Minimice la multitarea
La multitarea puede parecer eficiente, pero nadie puede hacer dos trabajos a la vez de manera eficiente.
En realidad, alguien que está trabajando en varias tareas al mismo tiempo es probable que sea mucho menos productivo que si estuviera concentrando toda su energía en una sola cosa.
Se sabe que el cambio de contexto es muy perturbador, ya que las personas necesitan tiempo para reorientarse con la tarea en cuestión, resolver lo que deben hacer, tal vez iniciar sesión en un software diferente, tener que recordar su contraseña...
Es mejor reservar tiempo para concentrarse en una cosa a la vez. Vea algunos consejos sobre cómo administrar la carga de trabajo individual a continuación.
8. Realice un seguimiento del tiempo y la capacidad del equipo con regularidad
La gestión de la carga de trabajo del equipo requiere una conciencia constante, lo que puede ser más fácil decirlo que hacerlo.
- Las tareas pueden tardar más de lo estimado
- Podría estar confiando en otro trabajo que se retrasa
- Los miembros del personal podrían caer
- Un inesperado proyecto ad hoc podría materializarse
Incluso con una buena planificación por adelantado, hay muchas otras razones por las que la capacidad del equipo puede cambiar.
Es importante verificar la carga de trabajo de su equipo a medida que avanzan las tareas y hacer ajustes cuando sea necesario.
Si un miembro del equipo tiene tareas que dependen del tiempo, un retraso puede crear una carga de trabajo abrumadora cuando se supera ese retraso. Sin embargo, si realiza un seguimiento de la capacidad en tiempo real de esa persona, es posible que pueda volver a priorizar otra tarea que le brinde más disponibilidad más adelante.
Seguimiento del tiempoes mucho más fácil con un calendario de recursos central visible que se actualiza en tiempo real.
9. Prediga qué conjuntos de habilidades estarán en demanda
Planificación de la fuerza laborales otra tarea clave en la gestión de la carga de trabajo. Al comprender el futuro de su organización, puede ver la probable demanda de habilidades y planear contratar o estructurar el negocio en consecuencia. Este es principalmente el papel de los gerentes de recursos humanos.
Hay muchas razones por las que puede haber un cambio en la demanda de un conjunto de habilidades en una fecha posterior:
- Escasez de habilidades en la industria
- nuevo proyecto de trabajo
- Cambios en las prioridades comerciales
- rotación de personal
- Tendencias globales
Todos estos factores contribuyen a la fuerza de trabajo ideal para una organización en particular. Ser capaz de reconocer eso de antemano permite a las organizaciones adaptarse de manera más rápida, económica y efectiva. Por ejemplo, es posible que pueda
- Capacitar al personal subalterno para que ocupe puestos de mayor jerarquía en el futuro
- Plan para que alguien reemplace a los que se jubilarán
- Administre su flujo de candidatos potenciales para nuevos roles.
Previsión de carga de trabajoes un elemento clave de esta actividad. Observar su trabajo actual y en curso para comprender cuánto tiempo y cuántos recursos necesitará para lograr los resultados deseados.
10. Ponga el equilibrio entre la vida laboral y personal en la agenda
La gestión adecuada de la carga de trabajo debe incluir conversaciones sobre cómo equilibrar el trabajo y la vida. Esta es una de las formas más efectivas de evitar que los miembros del equipo lleguen al punto de sentirse abrumados.
Puede alentar al personal a
- Tomar descansos regulares durante la jornada laboral.
- Toman sus vacaciones anuales regularmente durante todo el año.
- Trabajar con flexibilidad cuando sea posible
- Salir del trabajo a una hora razonable
- Recuerde que 'horas extra' no es 'todo el tiempo'
- Marcar cuando su carga de trabajo se vuelve problemática
- Aprender y aplicar técnicas de gestión de la carga de trabajo
Todas estas cosas ayudan al personal a volver a llenar su taza y descomprimirse de los desafíos de su trabajo, lo que ayuda a las personas a estar en su mejor momento en el trabajo.
También pueden prevenir el estrés y la ansiedad relacionados con el trabajo, que pueden resultar en una reducción de la productividad, aumento de las enfermedades y el ausentismo, yrotación de empleados.
Anime a los gerentes a tratar a los equipos de tal manera que no abrume a los individuos. Por ejemplo, si hay una fecha límite desafiante en un trabajo que no es vital, los gerentes pueden aliviar la presión de su personal relajando un poco la fecha límite en lugar de poner a las personas ansiosas y estresadas presionando para que se haga a tiempo. .
Hable sobre logros personales y recompense al personal por su buen trabajo. Esto ayuda a fomentar una buena cultura en el lugar de trabajo donde los miembros del equipo se sienten valorados y apreciados, lo que a su vez incentiva aún más el buen trabajo.
11. Reduce las tareas administrativas
Las tareas repetitivas pueden volverse muy aburridas muy rápidamente. Hay un grado de administración en cualquier lugar de trabajo o puesto, pero es importante combinar el trabajo administrativo con otras tareas para lograr variedad y productividad.
Esto puede significar automatizar las tareas administrativas cuando sea posible, o programar este tipo de trabajo en partes pequeñas y regulares para que el personal no tenga períodos prolongados haciendo tipos de trabajo que no cumplen o que no forman parte de su función principal.
Reducir su administración también es una excelente manera de ahorrar tiempo y costos dentro del negocio. El trabajo administrativo generalmente tiene un rendimiento bajo, mientras que el trabajo central real representa más ingresos para el negocio y tiene un mayor impacto en general.
12. Medir la utilización del equipo
Mediciónutilización del equipoes quizás una de las técnicas más perspicaces en la gestión de la carga de trabajo. En una métrica, los líderes de equipo pueden identificar a las personas que están bajo presión durante largos períodos de tiempo, así como a aquellas que pueden sentirse frustradas por su poca carga de trabajo y la falta de oportunidades.
Un informe de utilización del equipo muestra qué porcentaje de la capacidad de su personal está programado o se está utilizando. Es una herramienta muy visual que permite a los jefes de equipo o de proyecto identificar las demandas que se imponen a cada miembro del equipo en tiempo real.
Puede ayudar con la asignación de recursos al garantizar que a las personas que ya tienen una carga de trabajo exigente no se les asigne trabajo que pueda realizar otra persona con mayor capacidad.
La utilización del equipo también ayuda con la planificación. Por ejemplo, si un miembro del personal tiene dos semanas de trabajo por encima del 100 por ciento de su capacidad, puede planificar que tenga tiempo libre para recuperarse una vez que haya terminado. Eso se puede tener en cuenta en otro plan de proyecto.
La utilización también se puede desglosar entrabajo facturable y no facturable, creando la oportunidad para la eficiencia empresarial, así como mejorando la satisfacción laboral (ver arriba sobre: reducción de tareas administrativas).
¿Cuál es la mejor manera de organizar la carga de trabajo como individuo?
para organizar tupersonalcarga de trabajo de manera efectiva, intente lo siguiente.
- Escribir una lista de tareas diarias- Comience el día enumerando todo lo que necesita hacer. Luego extraiga eso en cuatro o cinco cosas que realmente puede esperar lograr ese día y utilícelo.
- Prioriza tus tareas- Utilizar la técnica de Eisenhower para determinar qué tareas priorizar y cuáles trasladar a otro momento.
- Relaciona las tareas con los niveles de energía- Planifique tareas más desafiantes para momentos en los que normalmente tiene más energía y programe tareas más fáciles (como administración) para cuando tenga menos energía.
- Bloquea tu tiempo- Usa tu calendario de trabajo parareservar tiempo para diferentes tareas, tal como lo haría para una reunión.
- Prueba la técnica Pomodoro- Esto es cuando divide su jornada laboral en partes de 25 minutos con un descanso de cinco minutos en el medio. La idea es que todos puedan concentrarse durante 25 minutos.
- Minimice las interrupciones- Las interrupciones son inevitables, pero trate de minimizar las que crea usted mismo; desactive las notificaciones de correo electrónico y redes sociales, por ejemplo.
- Registra tu tiempo- El registro de tiempo puede ayudarlo a ver dónde ha invertido su tiempo y detectar oportunidades para mejorar su gestión del tiempo.
- Abordar la procrastinación- La procrastinación suele ser una táctica dilatoria para evitar tareas que preferiría no hacer. Trate de reconocerlo y redúzcalo; solo hace que su lista de tareas tome más tiempo.
- y el perfeccionismo- Todos queremos dar lo mejor de nosotros, pero a veces el perfeccionismo se convierte en un problema. Guarda tu mejor trabajo para las tareas que lo merecen y no sobrecargues a los demás.
- Pedir ayuda- Si está luchando con demandas contrapuestas, dígaselo a su gerente. Pregunte cómo priorizar sus tareas, o incluso pida que se reasignen algunas. Es su trabajo ayudar.
¿Qué son las herramientas de gestión de la carga de trabajo del equipo?
Es difícil hacer un seguimiento de la carga de trabajo de todoscuando las personas son asignadas a múltiples proyectosal mismo tiempo.Herramientas de gestión de carga de trabajotome toda la información de elementos como los calendarios del personal, la asignación de recursos, las herramientas de seguimiento de gestión de proyectos, la utilización del personal y la planificación de la fuerza laboral para crear informes detallados sobre cómo se administra su fuerza laboral.
El software de gestión de la carga de trabajo Runn reúne una amplia gama de métricas para que la gestión de la carga de trabajo sea visible en un solo lugar, para todo el personal.
- Individualinformes de utilizaciónen términos porcentuales, cuánto es facturable frente a no facturable, en una vista diaria, semanal o mensual.
- Vista de capacidad, que ayuda a ver cuántas horas han asignado las personas en un día determinado.
- Informes filtrados por función, etiquetas o equipos para realizar la asignación de recursos en función de la mejor opción disponible.
- Perspectivas del personal, como sus ganancias y capacidad.
- Integración de tiempo libre, licencias y hojas de tiempo para administrar funciones de recursos humanos en el mismo lugar que el trabajo del proyecto, mientras observa y prueba el impacto de diferentes estrategias en los resultados comerciales.
- Herramientas de planificación de escenarios para probar el impacto de diferentes proyectos en los resultados comerciales.
El software de administración de carga de trabajo Runn ofrece todos estos conocimientos útiles en tiempo real, lo que permite a los gerentes de proyecto y líderes de equipo tomar decisiones informadas con la información más precisa.
Una introducción a la gestión de carga de trabajo empresarial
La gestión eficaz de la carga de trabajo es de suma importancia para un mejor rendimiento de los empleados. Pero no siempre es fácil.
Problema #1 - Complejidad del software
Muchas organizaciones empresariales administran un arreglo personalizado de diferentes sistemas de software, lo que dificulta obtener la información que necesita para tomar las mejores decisiones.
Por ejemplo, una empresa puede necesitar integrar aplicaciones personalizadas en flujos de trabajo, gestión de procesos comerciales, emisión de boletos, correos electrónicos y otros sistemas basados en la web.
Esto inevitablemente crea cuellos de botella y dificultad para compartir información actualizada entre las partes interesadas relevantes, y costos más altos en una variedad de suscripciones de software individuales.
Problema n.° 2: simplicidad del software
En el otro extremo de la escala, algunas empresas se ven obstaculizadas por el uso de software que no es lo suficientemente sofisticado para sus necesidades de gestión de cargas de trabajo. Por ejemplo, tratar de administrar la utilización, la capacidad de la superficie y pronosticar las necesidades futuras manualmente mediante hojas de cálculo.
En este escenario, los datos datan rápidamente y las decisiones no se basan en la información más actualizada. Además, todo el proceso lleva mucho tiempo y, a menudo, requiere la experiencia de un analista de datos.
No solo eso, sino que las hojas de cálculo son propensas a errores y es difícil asegurarse de que las partes interesadas sepan cuál es la versión más actualizada de un informe en particular.
Este enfoque empresarial típico de la gestión de la carga de trabajo genera más problemas que soluciones.
Los informes aislados y la asignación de recursos no cumplen con las prioridades de toda la empresa porque no hay transparencia ni comunicación entre los equipos. Esto significa oportunidades perdidas, frustración e incluso conflictos interdepartamentales.
Por ejemplo, si el equipo de ventas impulsa continuamente proyectos que el equipo de entrega no tiene la capacidad de asumir. O si el equipo de recursos humanos no está al tanto de las brechas de habilidades emergentes que deben llenarse.
El software de administración de carga de trabajo Runn crea una fuente de verdad en la que todos pueden confiar. Los informes se exportan fácilmente a CSV, lo que los hace compartibles y disponibles en todas las áreas comerciales. Además, los gerentes y líderes pueden autogestionarse fácilmente con datos e informes en tiempo real desde su propio tablero.
Esto maximiza la eficiencia y la transparencia, y permite a los gerentes ofrecer las mejores prácticas de gestión de la carga de trabajo que crean los mejores resultados, tanto para la empresa como para todos los empleados individuales.
Runn también cumple con el objetivo final de la gestión de la carga de trabajo, lo que permite que su fuerza laboral sea productiva, esté motivada y se utilice por completo, al mismo tiempo que cumple con las prioridades comerciales.
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